Política de Privacidade

 

Quem Somos

A AVE – Gestão Ambiental e Valorização Energética (AVE) foi constituída em outubro de 2003 tendo como finalidade a gestão de resíduos e a sua valorização material ou energética pela indústria cimenteira com recurso ao método de coprocessamento.

A sua estrutura societária atual integra três acionistas:
Cimpor – Cimentos de Portugal (35%)
Secil – Companhia Geral de Cal e Cimento (35%)
SGVR – Serviços de Gestão e Valorização de Resíduos (30%)

A AVE está empenhada em proteger a privacidade dos seus clientes, fornecedores, utilizadores dos seus serviços e terceiros, bem como da informação contratual que dispõe, contexto no qual, adota a “Política de Privacidade” refletida no presente documento, com a finalidade de demonstrar o seu compromisso e respeito para com as regras de privacidade e de proteção de dados pessoais no cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados Regulamento (EU) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de Abril de 2016.

Porquê esta política de privacidade? Breve enquadramento jurídico

A adoção de uma política de privacidade surge da necessidade de dar a conhecer a todos as pessoas que contactam com a AVE, quais os princípios e as regras gerais de tratamento dos seus dados pessoais que são recolhidos e tratados no estrito cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).

A AVE, no tratamento dos dados dos seus clientes e dos demais contactados, bem como dos seus colaboradores, zela pelo respeito das melhores práticas de segurança, tendo para o efeito aprovado uma política interna capaz de acautelar a proteção dos dados pessoais que nos são fornecidos por todos aqueles que se relacionam com a AVE, nomeadamente, no âmbito da prestação de serviços no mercado.

Neste contexto e com o intuito de promover uma política de lealdade e transparência no tratamento dos dados dos nossos clientes e utilizadores, a AVE dispõe de um responsável para a proteção de dados pessoais cuja função e responsabilidade será a implementação da presente política de privacidade e a verificação do seu cumprimento, assegurando o seu conhecimento aos nossos a todos quantos se relacionam com a empresa, bem como utilizadores dos procedimentos utilizados no tratamento dos seus dados.

A presente política de privacidade será complementada, caso a caso, pelas disposições previstas nos contratos em que a AVE seja parte, na medida do que se justificar.

Ao ler e concordar com a nossa política de privacidade está a aceitar as condições aqui constantes, pelo que solicitamos aos nossos clientes e utilizadores uma especial atenção para todo o conteúdo do presente documento.

O que se encontra abrangido pela nossa política de privacidade?

A política de privacidade aplica-se única e exclusivamente à recolha e tratamento de dados pessoais efetuados pela empresa para a prossecução da sua atividade e prestação de serviços aos seus clientes.

Na execução da prestação de serviços aos nossos clientes a AVE procederá, ocasionalmente e na medida do estritamente necessário à cópia da base de dados dos nossos clientes.

Nesta medida, a AVE desde já garante e assegura a total confidencialidade dos dados copiados, no respeito pelo RGPD, comprometendo-se e eliminá-los logo que se verifique a extinção do pressuposto que levou à sua cópia. A AVE compromete-se ainda a não proceder ao tratamento dos dados de terceiros sem que para tal seja dado o seu consentimento.

Mais se informa que a empresa se compromete a verificar em momento anterior à transferência de dados se os seus clientes se encontram no pleno cumprimento do RGPD.

O que são dados pessoais?

A proteção de dados de pessoas singulares relativamente ao tratamento de dados pessoais é um direito fundamental.

São considerados dados pessoais a informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável, direita ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como seja, por exemplo, o nome número de identificação ou elementos específicos de identidade física.

O nosso encarregado de dados

A recolha de tratamento de dados pessoais dos nossos clientes é feita diretamente pela AVE. O nosso encarregado de dados poderá ser contactado em:

Nome: Frederica Costa
Morada: Rua José Almada Negreiro, 310 R/C Dto. 2870-442 Montijo
Telefone: (+351)212 308 910
Email: frederica.costa@ave.pt

O nosso encarregado de dados decide, no respeito pela nossa política de privacidade, em cada momento, quais os dados recolhidos, os meios de recolha e tratamento consoante a finalidade específica a que se destinam.

Quais os tipos de dados pessoais que recolhemos?

No âmbito da sua atividade e através da contratação dos serviços especializados da empresa, serão recolhidos os dados necessários à prestação de serviços ou fornecimento de produtos contratados. Nesse âmbito serão tratados dados como nome, morada, telefone, nif, email, entre outros (conforme a necessidade).

Como recolhemos os seus dados?

Os seus dados poderão ser recolhidos, mediante o seu consentimento, por telefone/escrito por troca de emails.

Os dados pessoais recolhidos serão processados informaticamente, no cumprimento da legislação de proteção de dados em vigor, sendo armazenados na nossa base de dados cloud, servidor da AVE e em papel (caso a informação seja entregue em papel).

Em momento algum os dados fornecidos e tratados serão utilizados para fins diversos dos consentidos ou contratados.

Finalidade do tratamento e recolha de dados pessoais

Os dados pessoais fornecidos pelos nossos clientes e utilizadores destinam-se no essencial a gestão contratual e adequação de serviços as necessidades contratadas.

Tempo de conservação de dados

Os seus dados pessoais serão conservados durante o período de tempo necessário para concretização do fim a que se destinam ou, caso existam requisitos legais que obriguem à sua conservação, durante determinado período de tempo mínimo.

A conservação manter-se-á sempre durante o período de vigência da relação contratual com o cliente.

Sempre que não se verifique exigência legal ou qualquer razão ponderosa que justifique a manutenção dos dados, estes serão armazenados apenas pelo período mínimo necessário para o cumprimento das finalidades que motivaram a sua recolha.

Direitos dos titulares dos dados

Nos termos do Regime Jurídico de Proteção de Dados Pessoais, é garantido ao titular dos dados, o direito de acesso, atualização, retificação ou eliminação dos seus dados pessoais, o que poderá ter lugar através dos vários contactos disponibilizados.

Medidas de segurança adotadas para a proteção dos seus dados

A AVE assume o compromisso de garantir a proteção e a segurança dos seus dados pessoais.

Assim e no cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados aprovou e implementou rigorosas regras nesta matéria. O cumprimento destas regras constitui uma obrigação indeclinável de todos aqueles que legalmente aos mesmos acedem e que connosco se relacionam.

Tendo presente a grande preocupação e empenho que a AVE imprime à defesa das questões de privacidade, foram adotadas diversas medidas de segurança, de carácter técnico e organizativo, de forma a proteger os dados pessoais que nos são disponibilizados contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.

Neste sentido, todos os dados pessoais que nos são cedidos, ficam armazenados de forma segura nos sistemas da AVE, tais como, no programa de contabilidade SAGE, onde a informação está encriptada e existem restrições de acesso aos dados mestre dos clientes neste programa e em ficheiros encriptados no próprio servidor da AVE. Bem como, o backup feito pela AVE ao conteúdo do seu servidor interno é feito em cloud onde toda a informação se encontra encriptada.

Comunicação de dados a terceiros subcontratados – Como e quando?

No âmbito da sua atividade a AVE recorre a terceiros para a prestação de determinados serviços.

Por vezes, a prestação desses serviços implica o acesso, por estas entidades, a dados pessoais dos nossos clientes. Quando tal sucede, a AVE toma as medidas adequadas, de forma a assegurar que as entidades que tenham acesso aos dados, são reputadas e oferecem as mais elevadas garantias a este nível, o que ficará devidamente consagrado e acautelado nos contratos.

Transferência de dados pessoais

Na prestação de determinados serviços pela empresa e no cumprimento das relações contratuais com os seus clientes podem os seus dados ser transferidos para fora de Portugal, nomeadamente na utilização de serviços em instituições internacionais.

Em tal caso, serão escrupulosamente cumpridas as disposições legais aplicáveis, nomeadamente, no que concerne à determinação de adequabilidade do país a que se refere no que respeita à proteção de dados pessoais. Tais transferências de dados serão sempre comunicadas ao titular dos dados.

Obrigações relativas ao tratamento de dados

Obrigações das Pessoas Sujeitas

No tratamento de dados, e em consonância com o ponto 3. da nossa política de privacidade a empresa informa que todos os seus colaboradores no exercício das suas funções se encontram sujeitos à presente política de privacidade devendo cumprir com a mesma.

As Pessoas Sujeitas deverão, nomeadamente no exercício das suas funções e quando tenham acesso a dados pessoais:

Tratar os dados pessoais em conformidade quer com a finalidade a que os referidos dados pessoais se destinem, bem como, com as instruções da empresa;
Garantir que o acesso aos dados pessoais é limitado em conformidade com a sua necessidade de saber, em conformidade com os deveres de confidencialidade a que estão vinculados contratualmente;
Não utilizar os dados pessoais a que tenham acesso para outras finalidades que não aquelas que clara e explicitamente são necessárias ao exercício das suas funções;
Não comunicar os dados pessoais a terceiros, mesmo para efeitos do seu armazenamento, para além do necessário para cumprimento e execução das suas obrigações contratuais e das instruções da empresa;
Informar de imediato e por escrito,a empresa da existência de qualquer irregularidade relativa a dados pessoais que detetem ou tenham conhecimento no exercício das suas funções;
Informar a empresa da existência de qualquer pedido de exercício de direitos e/ou reclamação relativamente aos dados pessoais que tenham conhecimento no exercício das suas funções;
Manter documentadas as operações que realizem em conformidade com as instruções da empresa;
Cumprir com a obrigação de sigilo no que respeita ao conteúdo dos dados pessoais a que tenham acesso no exercício das suas funções;
Respeitar as medidas técnicas e organizativas implementadas para proteger os dados pessoais;
Colaborar com a empresa e fornecer a esta toda a documentação e informação que seja necessária para demonstrar a conformidade com as obrigações estabelecidas na presente Política e na legislação.

Contactos

Em caso de dúvidas ou comentários, relativas à nossa política de privacidade, escreva-nos para o seguinte endereço: geral.rgpd@ave.pt

Colaboradores

Finalidade – O que abrange esta política de privacidade

Os dados recolhidos ou tratados pela nossa empresa têm por finalidade a cabal execução do contrato de trabalho, designadamente, para fins de processamento salarial, de gestão de recursos humanos, de registo de tempos de trabalho e de assiduidade, para dar cumprimento aos direitos dos trabalhadores previstos na lei, para assegurar o cumprimento dos deveres dos trabalhadores e o exercício dos direitos da entidade empregadora, como seja o caso da eventual instrução de procedimentos disciplinares ao trabalhador e ainda, para outras finalidades permitidas por lei.

Adicionalmente, os dados pessoais poderão, ainda, ser tratados para efeitos de cumprimento de obrigações legais, designadamente, de apresentação de informação a entidades judiciais, fiscais policiais ou outras, quando para tanto a nossa empresa for notificada nos termos da lei.

Os dados são recolhidos e tratados ao abrigo do disposto no artigo 6.o n.o 1, alínea b), na medida em que são necessários para a execução do contrato de trabalho, bem como, com base na alínea a) do mesmo artigo nos casos em que o trabalhador tenha consentido na sua recolha e tratamento para determinadas finalidades e ainda por ser necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica da entidade empregadora, o que encontra fundamento na alínea c) do identificado artigo 6.o sempre do RGPD.

Fundamento

O tratamento de dados pessoais dos colaboradores fundamenta-se em:

Na sua necessidade para a execução de um contrato no qual o colaborador é parte;
Na sua necessidade do cumprimento das obrigações jurídicas às quais a empresa se encontra sujeita;
Na sua necessidade para efeito dos interesses legítimos prosseguidos pela empresa ou por terceiros.

Recolha de dados

Os dados pessoais, e outros que venham a ser objeto de tratamento pela AVE, são obtidos através do contrato de trabalho, bem como através de outros documentos que venham a ser solicitados durante o exercício das funções do colaborador e na vigência da relação laboral.

Legitimidade para recolha de dados

Os dados pessoais dos trabalhadores titulares dos dados são recolhidos e tratados no âmbito de uma relação de contrato de trabalho e bem assim, com base no consentimento do trabalhador e ainda para dar cumprimento a obrigações legais inerentes à execução do contrato de trabalho, designadamente para fins de segurança social, para fins fiscais, para fins de segurança, higiene e medicina no trabalho, para fins do cumprimento de direitos e deveres laborais, entre outros, o que constitui uma obrigação do trabalhador titular dos dados.

A recusa da comunicação e informação dos dados impossibilitaria a celebração e execução normal e nos termos da lei, do contrato de trabalho.

Assim, a nossa empresa tem legitimidade para proceder ao tratamento dos dados pessoais, ao abrigo do disposto nas alíneas b), a) e c) do artigo 6.o do RGDP.

Informação a prestar
No cumprimento da presente política de privacidade, a AVE compromete-se a prestar aos colaboradores as seguintes informações:

A sua identidade e contactos;
Os contactos do encarregado da proteção de dados;
As finalidades do tratamento a que os dados pessoais se destinam;
O fundamento jurídico para o tratamento a que os dados pessoais se destinam;
Se os houver, os destinatários ou categorias de destinatários dos dados pessoais;
A existência de transferências dos dados pessoais para um país terceiro;
O prazo de conservação dos dados pessoais e os critérios usados para definir esse prazo;
A existência dos direitos e forma de exercício;
O direito de apresentar uma reclamação junto à autoridade de controlo;
O facto de a comunicação de dados pessoais constituir uma obrigação legal e um requisito necessário para celebrar um contrato;
As eventuais consequências do não fornecimento esses dados.
Estas informações devem ser apresentadas aos candidatos no momento de recolha dos dados.

Obrigação legal

As operações de tratamentos de dados pessoais dos colaboradores são necessárias quer para a execução do contrato, quer para o cumprimento das obrigações legais a que a empresa se encontra sujeita. Encontram-se aqui previstas nomeadamente questões impostas pela legislação laboral, de segurança social e fiscal, pelo que, a comunicação dos dados pessoais constitui uma obrigação contratual e legal.

Categorias de dados especiais
A AVE realiza tratamentos de categorias especiais de dados pessoais quando:

Necessário para efeitos do cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos da empresa em matéria de legislação laboral, de segurança social e de proteção social; ou,
Necessário para efeitos de medicina preventiva ou do trabalho, para a avaliação da capacidade de trabalho do colaborador.

Prazo para conservação

A AVE conserva os dados pessoais apenas durante o período necessário à execução das finalidades a que os mesmos se destinam, nomeadamente, durante a execução do contrato.

Não obstante, a empresa irá igualmente conservar os dados pessoais durante o período necessário ao cumprimento das obrigações legais a que se encontra sujeita, nomeadamente, no âmbito da legislação laboral, de segurança social e fiscal.

Em caso de litígio entre a empresa e colaborador, os dados serão conservados pelo menos até ao trânsito em julgado da decisão judicial.

Comunicação e transferências

No âmbito das atividades relacionadas com a administração e gestão do contrato de trabalho e da relação laboral, a empresa pode comunicar ou transferir os dados pessoais dos colaboradores às entidades a seguir identificadas, não excluindo outras entidades não mencionadas, mas que tenham legitimidade legal para proceder ao tratamento dos dados em questão:

IGFSS – Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social;
AT – Autoridade Tributária;
Instituições Bancárias e Seguradoras;
INE – Instituto Nacional de Estatística;
ACT – Autoridade para as Condições do Trabalho.

Subcontratantes

A AVE pode comunicar os dados pessoais dos colaboradores a prestadores de serviços, nomeadamente:

Entidade que tem a seu cargo o desempenho das funções relativas à segurança, higiene e medicina no trabalho;
As recolhas de dados para efeitos de medicina preventiva e de trabalho serão realizadas pelos serviços de medicina, saúde, higiene e segurança no trabalho e os testes de sopro e de urina por pessoal devidamente qualificado e credenciado por aqueles serviços;
Tais serviços e entidades encontram-se sujeitos ao RGPD pelo que será garantida a absoluta confidencialidade no tratamento dos mesmos não podendo ser-lhes atribuído fim diverso daquele a que se destinam.
Qualquer outra entidade à qual tenham sido atribuídas funções de processamento de salários;
Entidade à qual tenham sido atribuídas funções relacionadas com a gestão de recursos humanos. As comunicações ou transferências referidas no número anterior têm como finalidade, nomeadamente:
O cálculo e pagamento de retribuições, prestações acessórias, outros abonos e gratificações;
O cálculo, retenção na fonte e operações relativas a descontos na retribuição, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal;
A realização de operações estatísticas não nominativas relacionadas com o processamento de salários no âmbito da entidade processadora;
O cumprimento das obrigações a que a empresa se encontra sujeita, nomeadamente, no âmbito da legislação laboral, de segurança social e fiscal.
A AVE assegura que os referidos prestadores de serviços apresentam garantias suficientes de execução de medidas técnicas e organizativas adequadas de uma forma que o tratamento satisfaça os seus padrões e requisitos internos e da legislação, sendo o tratamento em subcontratação por estes prestadores de serviços regulado por contrato escrito e em conformidade com a presente política de privacidade.

Segurança do tratamento

A AVE assume o compromisso de garantir a proteção e a segurança dos seus dados pessoais.

Assim e no cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados aprovou e implementou rigorosas regras nesta matéria. O cumprimento destas regras constitui uma obrigação de todos aqueles que legalmente aos mesmos acedem e que connosco se relacionam.

Tendo presente a grande preocupação e empenho que a empresa impõe na defesa das questões de privacidade, foram adotadas diversas medidas de segurança, de carácter técnico e organizativo, de forma a proteger os dados pessoais que nos são disponibilizados contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado bem como, contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.

Neste sentido, todos os dados pessoais de colaboradores, ficam armazenados de forma segura nos sistemas da empresa em ficheiros encriptados no próprio servidor da AVE, bem como, o backup feito pela AVE ao conteúdo do seu servidor interno é feito em cloud onde toda a informação se encontra encriptada. A documentação em papel encontra-se arquivada em local seguro.

Candidatos

Finalidades

No âmbito dos processos de recrutamento levados a cabo pela AVE, esta irá tratar dados pessoais com o objetivo de analisar a selecionar os candidatos mais adequados às posições e necessidades das vagas que naquele momento se encontrem disponíveis.

O candidato deverá ser sempre informado que os dados pessoais recolhidos poderão ser utilizados para efeitos de preparação e celebração do contrato de trabalho, em caso de sucesso e, igualmente, para a ficha de colaborador.

Fundamento

O tratamento de dados pessoais de candidatos fundamenta-se em:

No consentimento do candidato para efeitos de análise da candidatura;
Na sua necessidade para as diligências pré-contratuais a pedido do candidato em caso de sucesso da candidatura;
Cumprimento de obrigações legais da AVE.

Recolha de dados

Os dados pessoais dos candidatos são recolhidos através de:

Através de correio eletrónico enviado pelo candidato;
Através do curriculum do candidato.
Poderão igualmente ser recolhidos dados pessoais no momento da entrevista aos candidatos.

A AVE poderá ainda validar os dados pessoais recolhidos junto a terceiros quando a função em questão a que o candidato se propõe assim o exigir, nomeadamente, em virtude de obrigações legais a que a AVE se encontre vinculada.

Candidaturas espontâneas

Nos momentos em que a AVE não se encontre em fase de recrutamento, os dados pessoais contidos nas candidaturas espontâneas não serão arquivados, processados ou cedidos a terceiros no estrito cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de dados pessoais.

Informação a prestar

A AVE compromete-se a prestar aos candidatos as seguintes informações:

A identidade e os contactos da AVE;
Os contactos do encarregado da proteção de dados;
As finalidades do tratamento a que os dados pessoais se destinam;
O fundamento jurídico para o tratamento a que os dados pessoais se destinam;
Se os houver, os destinatários ou categorias de destinatários dos dados pessoais;
A existência de transferências dos dados pessoais para um país terceiro;
O prazo de conservação dos dados pessoais e os critérios usados para definir esse prazo;
A existência dos direitos e forma de exercício;
O direito de apresentar uma reclamação junto à autoridade de controlo;
O facto de a comunicação de dados pessoais constituir uma obrigação legal e um requisito necessário para celebrar um contrato;
As eventuais consequências de não fornecer esses dados;
A existência de decisões automatizadas, incluindo a definição de perfis.
Estas informações devem ser apresentadas aos candidatos no momento de recolha dos dados, ou, quando os dados pessoais não forem recolhidos junto dos candidatos, o mais tardar no prazo de um mês após a obtenção dos dados pessoais ou no momento da primeira comunicação com os candidatos, exceto quando os candidatos já tenham conhecimento das informações em questão.

Categorias de dados pessoais.

Neste âmbito serão tratados dados como nome, morada, telefone, nif, email, entre outros (conforme a necessidade).

Quando a AVE proceder ao tratamento de categorias especiais de dados pessoais, fundamentará os referidos tratamentos:

Para cumprimento das obrigações da AVE no âmbito da medicina preventiva ou do trabalho, para a avaliação da capacidade de trabalho do empregado, o diagnóstico médico, se aplicável;
No consentimento para o tratamento desses dados pessoais pelo titular dos dados para uma ou mais finalidades específicas.

Prazo para conservação

Os dados facultados serão conservados até ao preenchimento da vaga em questão ou até ao momento em que exerça o seu direito ao esquecimento, sem prejuízo de serem conservados mais tempo em caso de sucesso da candidatura.

A AVE considera que este período de conservação é suficiente face às melhores práticas do mercado para que os dados pessoais dos candidatos se mantenham suficientemente atualizados para a finalidade a que se destinam. Findo este período os dados dos candidatos serão automaticamente eliminados, conservando-se, contudo os dados que por força do cumprimento de obrigações legais da AVE tenham que ser conservados por períodos mais longos.

Outros tratamentos

Caso a AVE tenha a intenção de proceder ao tratamento posterior dos dados pessoais dos candidatos para um fim que não seja aquele para o qual os dados tenham sido inicialmente recolhidos, antes de esse tratamento ter início a AVE irá fornecer aos candidatos as informações sobre esse fim e quaisquer outras informações pertinentes nos termos da lei.

Comunicações e transferências

A AVE poderá comunicar os dados pessoais dos candidatos para outras empresas do Grupo no âmbito da relação intragrupo e no quadro de serviços que sejam partilhados entre as empresas que pertençam ao Grupo.

Segurança do tratamento

A AVE aplica aos dados pessoais dos candidatos as medidas administrativas, lógicas e físicas adequadas para assegurar um nível de segurança adequado, tendo em conta a natureza, o âmbito, o contexto, as finalidades e os riscos dos tratamentos.

Estas medidas terão em consideração quer os princípios gerais estabelecidos nesta Política, bem como, as melhores práticas e a Política de Segurança da Informação.

Exercício de direitos

O exercício de direitos pelos candidatos regular-se-á pelo procedimento e regras previstas na presente Política e na legislação em vigor.

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